1.1.       промежуточной аттестации, предусмотренной дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программой и оформляется приказом о переводе.

1.2.     Перемещение обучающихся из одной группы в другую группу того же года обучения осуществляется на основе информации, представленной педагогом в порядке, установленном настоящим Положением и оформляется приказом о комплектовании.

1.3.     Образовательные отношения прекращаются:

- в связи с завершением обучения, подтвержденного выдачей документа, установленного настоящим Положением образца;

- досрочно в связи с отчислением обучающегося.

1.4.      Завершение обучения и выдача документа установленного образца оформляется соответствующими приказами на основе итоговой аттестации обучающихся.

1.5.     Отчисление обучающегося осуществляется по следующим основаниям:

- по инициативе родителей (законных представителей) несовершеннолетнего обучающегося;

- по инициативе МБУ ДО ЦДТ;

- по обстоятельствам, не зависящим от воли родителей (законных представителей) обучающегося и МБУ ДО ЦДТ.

1.6.      Отчисление обучающегося по инициативе родителей (законных представителей) обучающегося осуществляется по письменному заявлению родителей (законных представителей):

- в случае изъявления желания обучающегося (родителей, иных законных представителей) продолжить обучение по дополнительным образовательным программам в другой организации, осуществляющей образовательную деятельность;

- по собственному желанию.

1.7.      Досрочное прекращение образовательных отношений по инициативе родителей  (законных представителей) не влечет для обучающегося каких-либо дополнительных, в том числе материальных обязательств .

1.8.      Отчисление обучающегося по инициативе МБУ ДО ЦДТ осуществляется в следующих случаях:

- длительное отсутствие обучающегося без уважительных причин на учебных занятиях (более 12 занятий подряд);

- совершение обучающимся действий, грубо нарушающих устав, правила внутреннего распорядка обучающихся.

1.9.      Отчисление обучающегося по причине пропусков занятий осуществляется в следующем порядке:

- в случае пропуска обучающимся 4-х занятий подряд педагог устанавливает причину отсутствия обучающегося, уведомляет (устно, по телефону, при личной встрече) родителей (законных представителей) о пропусках ребенком занятий и совместно с ними в интересах ребенка вырабатывает оптимальное решение для продолжения обучения (если это возможно) о чем в Журнале учета работы детского объединения в разделе «Воспитательная работа» делает соответствующую запись;

- в случае дальнейшего отсутствия ребенка на занятиях в последующие 4 занятия подряд  педагог письменно уведомляет директора МБУ ДО ЦДТ о данной ситуации и принятых в интересах ребенка мерах;

- директор МБУ ДО ЦДТ направляет письменное уведомление родителям (законным представителям) обучающегося о пропусках ребенком занятий в МБУ ДО ЦДТ без уважительных причин с указанием сроков, в пределах которых ребенок может возобновить занятия, а также сроков возможного отчисления.

1.10.  Отчисление обучающегося за совершение обучающимся действий, грубо нарушающих устав, правила внутреннего распорядка обучающихся МБУ ДО ЦДТ осуществляется по решению педагогического совета.

1.11.  Отчисление обучающегося оформляется приказом об отчислении.

 

 

2.    Основные требования к учету обучающихся

 

2.1. Автоматизированный учет обучающихся осуществляется ответственным лицом с использованием программного комплекса «Account» на основе стандартного пакета Microsoft Office – Microsoft Office Access.

2.2. Основанием для внесения первичной записи в систему автоматизированного учета служит заявление родителей (законных представителей) обучающегося и учетная карточка.

2.3. Учетная карточка заполняется педагогом при приеме обучающегося в течение учебного года, а также в случае приема обучающихся на 2-ой и более год обучения. Учетная карточка содержит сведения об обучающихся: фамилию, имя, отчество; школу и класс обучения в ней; а также сведения об образовательной деятельности обучающегося: наименование детского объединения, в которое принимается обучающийся, предметную область, Ф.И.О. педагога, форму обучения; номер группы либо индивидуальное обучение; название образовательной программы с указанием срока ее реализации; а также особые отметки о результатах освоения содержания образования, в частности указывается, на какой год обучения принимается ребенок; в случае зачисления ребенка на 2-ой и более год обучения  указывается форма промежуточной аттестации. Учетная карточка оформляется на бланке в соответствии с Приложением 2 к настоящему Положению.

2.4. Учетные карточки заполняются однократно при приеме детей в МБУ ДО ЦДТ.

2.5. Первичные учетные записи, изменения и дополнения к ним вносятся ответственным лицом по мере поступления соответствующей информации от педагога в порядке, установленном настоящим Положением.

2.6. Отчеты о сохранности контингента обучающихся издаются на 1 ноября, 1 января, 1 июля текущего учебного года по форме, установленной в Приложении 4 настоящего Положения.

2.7. Для обеспечения сохранности информации должностным лицом, ответственным за автоматизированный учет обучающихся, должны создаваться резервные копии на электронных носителях.

2.8. В служебных целях руководящим и педагогическим работникам МБУ ДО ЦДТ обеспечивается доступ к информационной базе данных системы автоматизированного учета обучающихся.

 

3. Порядок формирования

электронной базы данных о контингенте обучающихся

при приеме детей для обучения в МБУ ДО ЦДТ

 

3.1. При приеме обучающегося для обучения в МБУ ДО ЦДТ до начала его учебных занятий педагог дополнительного образования:

- информирует ребенка об условиях обучения, разъясняет необходимость оформления заявления родителей (законных представителей) в целях правового закрепления желания (волеизъявления) ребенка обучаться в МБУ ДО ЦДТ;

- передает родителям ребенка бланк заявления о приеме в МБУ ДО ЦДТ и информирует о сроках подачи заявления;

- контролирует 5-ти дневный срок подачи заявления;

- принимает у ребенка подписанное его родителями (законными представителями) заявление, проверяет полноту и правильность заполнения заявления; в случае обнаружения ошибок, неточностей, недостаточности сведений возвращает заявление для устранения недочетов;

- информирует ребенка о дате начала занятий в соответствии с расписанием;

- заполняет учетную карточку на основе данных заявления;

- при приеме на 2-ой и более год обучения направляет в Комиссию по аттестации обучающихся представление, содержащее характеристику способностей обучающегося либо портфолио достижений и план индивидуальной работы с обучающимся в целях обеспечения освоения им надлежащего уровня качества дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программы;

- сдает учетную карточку, заявление родителей (законных представителей) ответственному за автоматизированный учет обучающихся в 10-дневный срок с даты начала занятий по расписанию;

- получает Протокол автоматизированного учета обучающихся у ответственного за автоматизированный учет обучающихся до 1 ноября текущего учебного года.

3.2. Ответственный за автоматизированный учет обучающихся:

- принимает от педагога только правильно и в полном объеме заполненные документы;

- на основе полученных от педагога документов вносит сведения о ребенке в электронную базу данных автоматизированного учета обучающихся,

- в случае подачи информации о принятии обучающегося на 2-ой и более год обучения документы на прием обучающегося оставляет без движения до получения выписки из протокола Комиссии по аттестации обучающихся, а после получения последней вносит в базу данных дату заседания и номер протокола Комиссии по аттестации обучающихся,

- готовит, оформляет и передает на подпись директору МБУ ДО ЦДТ приказ о зачислении обучающегося;

- формирует Протокол автоматизированного учета обучающихся, содержащих сведения обо всех детях, обучающихся у данного педагога, занесенных в электронную базу данных;

- устно доводит до педагога соответствующие приказы директора МБУ ДО ЦДТ и информирует его о сроках получения Протокола автоматизированного учета.

3.3. На основе утвержденных приказов о зачислении педагог дополнительного образования:

- вносит сведения об обучающихся в Журнал учета работы детского объединения;

- в строке с фамилией обучающегося, принятого в течение учебного года, до даты начала его учебных занятий вносит запись «принят с ….» и указывает дату первого для данного ребенка занятия.

 

4. Порядок внесения изменений

в электронную базу о контингенте обучающихся

 

4.1. Изменения в электронную базу данных о контингенте обучающихся вносятся:

- при изменении персональных данных обучающихся;

- при переводе обучающихся на последующий год или ступень обучения;

- при комплектовании групп обучающихся в начале учебного года;

- при отчислении обучающихся;

- при завершении обучения;

- при выдаче обучающимся документов о дополнительном образовании.

4.2. После внесения первичных сведений об обучающихся в электронную базу данных ответственность за предоставление информации обо всех возможных изменениях возлагается на педагогов дополнительного образования, председателя Комиссии по аттестации обучающихся, председателя педагогического совета.

4.3. Все изменения сведений об обучающихся фиксируются педагогом в Протоколе о внесении  изменений  в  базу  данных автоматизированного  учета  обучающихся (см. Приложение 3).

4.4. Педагог дополнительного образования передает правильно и в полном объеме заполненный Протокол ответственному за автоматизированный учет обучающихся:

- в течение учебного года в 5-дневный срок с момента возникновения изменений,

- в конце текущего учебного года после проведения промежуточной аттестации в срок до 31 мая,

- в начале очередного учебного года при комплектовании групп в 10-дневный срок с даты начала занятий.

4.5. На основании полученных документов, отражающих изменения первичных сведений об обучающихся, ответственный за автоматизированный учет обучающихся:

- вносит соответствующие изменения в электронную базу данных,

- передает на подпись заместителю директора МБУ ДОДЦДТ протоколы автоматизированного учета;

- готовит, оформляет и передает на подпись директору МБУ ДО ЦДТ соответствующие приказы;

- устно доводит до педагога соответствующие приказы директора МБУ ДО ЦДТ и информирует педагога о сроках получения Протокола автоматизированного учета.

4.6.  После завершения процедуры внесения изменений, педагог получает новый (с изменениями) Протокол у ответственного за автоматизированный учет обучающихся.

 

 

 

5. Порядок оформления завершения обучения и выдачи документов о дополнительном образовании

 

5.1.            Обучение по дополнительным общеобразовательным общеразвивающим программам завершается итоговой аттестацией, на основании которой оформляются приказы о завершении обучения и выдаче обучающимся документов о дополнительном образовании.

5.2.            После проведения итоговой аттестации обучающихся педагог в Протоколе автоматизированного учета делает запись о завершении обучения, указывает форму итоговой аттестации и сдает Протокол ответственному за автоматизированный учет обучающихся. 

5.3.            Ответственный за автоматизированный учет обучающихся:

- вносит в базу данных результаты итоговой аттестации на основе выписки из Протокола комиссии по аттестации обучающихся и Протокола автоматизированного учета;

- готовит, оформляет и передает на подпись директору МБУ ДО ЦДТ приказы об отчислении обучающихся;

- устно доводит до педагога соответствующие приказы директора МБУ ДО ЦДТ и информирует педагога о сроках получения Протокола автоматизированного учета.

5.4. После завершения процедуры отчисления обучающихся, педагог получает новый (с изменениями) Протокол у ответственного за автоматизированный учет обучающихся.

 

6. Защита персональных данных обучающихся

 

6.1. Персональные данные обучающихся – информация, необходимая для МБУ ДО ЦДТ в связи с отношениями, возникающими в процессе получения обучающимися услуги в сфере дополнительного образования и касающиеся конкретного обучающегося.

Под информацией об обучающемся понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни обучающегося, о его образовательной деятельности, позволяющие идентифицировать его личность.

6.2. В состав персональных данных обучающегося входят сведения, указанные в п. 2.3. и п. 2.4. настоящего Положения.

6.3. Под обработкой персональных данных обучающихся понимается получение, хранение, комбинирование, передача или любое другое использование персональных данных.

6.4. Обработка персональных данных обучающихся может осуществляться исключительно в целях упорядочения системы приема, перевода и отчисления обучающихся, обеспечения  учета и контроля сохранности контингента обучающихся, оперативного использования банка данных для формирования отчетно-аналитической документации.

6.5. Передача персональных данных обучающихся возможна только с письменного согласия родителей (законных представителей) обучающихся или в случаях, предусмотренных действующим законодательством.

6.6. Хранение персональных данных должно происходить в порядке, исключающем их утрату или неправомерное использование.

6.7. Право доступа к персональным данным обучающегося имеют:

- директор МБУ ДО ЦДТ;

- заместители директора;

- педагогические работники;

- ответственный за автоматизированный учет обучающихся.

6.8. Для защиты персональных данных обучающихся используются организационно-административные, технические и физические меры защиты информации.

 

 

7. Порядок работы с незарегистрированными детьми

 

7.1. Во время проведения учебных занятий в МБУ ДО ЦДТ могут находиться дети, не прошедшие в установленном настоящим Положением порядке процедуру приема и регистрации в электронной базе данных о контингенте обучающихся. Данная категория детей не является обучающимися МБУ ДО ЦДТ.

7.2. Ответственность за жизнь и здоровье детей, находящихся в МБУ ДО ЦДТ и не являющихся   обучающимися МБУ ДО ЦДТ, лежит на их родителях (законных представителях).

7.3. Педагог, на занятиях которого незарегистрированные дети присутствуют неоднократно (более 2-х раз), обязан отмечать этих детей отдельно, уведомить их родителей (законных представителей) о необходимости оформления документов на обучение ребенка в МБУ ДО ЦДТ.

7.4. В случае отказа родителей (законных представителей) от подписания необходимых для приема ребенка в МБУ ДО ЦДТ документов, ребенок на занятия не допускается.

 

 

 

Приложение 1                                                                                    

 

                                                                                                              Директору МБУ ДО ЦДТ

                                                                                              

___________________________                               

                      ^{Ф.И.О. одного из родителей}

___________________________

 

___________________________

        ^{(законных представителей)  полностью}

 

проживающей(его) по адресу:

___________________________
___________________________

 

Дом. Тел.___________________

Раб. Тел.___________________

Сот тел ____________________

 

заявление.

 

            Прошу принять моего ребенка _______________________________________________________

                                                                                            ^{Ф.И.О. полностью}

(__________________), учащегося _______ класса _______ школы 

                  ^{дата рождения}

с  его  согласия  в  детское  объединение  МБУ ДО Центр детского творчества для обучения по дополнительной общеобразовательной общеразвивающей программе

 

_______________________________________________________________________________________

^{название образовательной программы}

 

у педагога _____________________________________________________________________________.

^{Ф.И.О. педагога}

С Уставом МБУ ДО Центр детского творчества, Лицензией на право ведения образовательной деятельности, правами и обязанностями участников образовательного процесса, условиями обучения ознакомлен(а).

В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006г. № 152-ФЗ «О персональных данных» выражаю согласие на обработку, распространение и использование персональных данных, содержащихся в данном заявлении, в целях учета контингента обучающихся.

 

«____»   ______________ 20 __ г.                                                                                    ________________

                                                                                                                                                                                                             ^{подпись}    

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 2

 

УЧЕТНАЯ КАРТОЧКА

   

ФИО педагога_______________________________________________________________

 

Наименование объединения_______________________________________________________________

 

Название образовательной

программы _________________________________________________________________

 

Срок реализации

образовательной программы __________________________________________________

 

Предметная область____________________________________________________________________

   

Номер группы/инд.обучение  __________________________________________________

   

На какой год обучения принимается   __________________    

 

Форма промежуточной аттестации

при приеме на 2-ой и более год обучения  ________________________________________

 

Дата начала занятий

(по журналу) ________________________________________________________________

   

Список обучающихся

 

№ п/п	Фамилия, имя, отчество обучающегося (полностью)	Школа	Класс

 

 

Приложение  3

 

 

Отметка об исполнении                                                                                                                                                                                    Дата выдачи протокола

Отв. за АУ __________                                                                                                                                                                                                           00.00.0000

                                                                                                                        

 

 

ПРОТОКОЛ

о внесении изменений в базу данных

автоматизированного учета обучающихся

от «_____» _____________ 20___ г.

 

Педагог ________________________________

 

Данные базы автоматического учета обучающихся							Вносимые изменения*
Инд. номер	Фамилия, имя, отчество	№ группы	Год обучения	Адрес	Школа	Класс	Изменения персональных данных, условий договора и др.	№ группы	Дата прекра-щения занятий с указанием причины отчисления	Отметка о переводе на другой год обучения либо завершении обучения с указанием формы промежуточной либо итоговой аттестации

 

* Если изменений нет, то поле не заполняется

 

 

 

 

Педагог дополнительного образования                        _____________  / _________________/

                                                                                                                                                      ^{подпись                        расшифровка подписи}

 

Зам. директора по УВР                                                  _____________  / _________________/

                                                                                                                                                     ^{подпись                       расшифровка подписи}

 

 

 

 

 

 

 

Приложение 4

 

 

Отчет о сохранности контингента обучающихся

 

 

Направленность	Ф.И.О. педагога	Название программы	Всего групп	Всего обучающихся	Из них по годам обучения
					1	2	3	4	5